Struktur
Pengendalian Intern
1. Pendahuluan
Suatu
perusahaan yang telah berjalan tidak boleh tidak memonitor kegiatannya dan hasil
yang dicapainya. Dimana manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang
profesional untuk memajukan atau meningkatkan hasil yang telah dicapainya.
Pandangan dan sikap tersebut di atas dinyatakan dalam kesibukan manajemen untuk
selalu melihat, meneliti, menganalisa dan mengambil keputusan atas laporan-laporan
yang telah sampai ke atas meja mereka. Dan laporan tersebut yang digunakan
sebagai dasar keputusannya baik untuk mengendalikan atau mengarahkan biasanya
berbentuk meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi
perusahaan. Unit/satuan pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah tetapi
juga satuan jam kerja (yang terpakai), satuan berat, penggunaan karyawan (keterlibatan)
atau ukuran yang lain yang diperlukannya. Di samping laporan berfungsi
untuk mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk menilai yaitu
apakah:
1.
Kebijaksanaan
perusahaan yang telah ditentukan dijalankan atau belum?
2.
Apakah kondisi
keuangannya sehat?
3.
Kegiatan penjualannya
menguntungkan?
4.
Bagaimana hubungan
antar bagian/divisi atau departemen berlangsung harmonis atau tidak?
Pemeriksaan
yang dilakukan secara terus-menerus dan analisa laporan dan catatan-catatan
sering disebut pengendalian intern. Jadi hanya dengan pemeriksaan yang terus
berkesinambungan dan menganalisa. Setiap laporan dan catatan-catatan dan
mendalami dari mana laporan semua didapat, maka manajemen dapat meletakkan
kepercayaannya terhadap laporan yang diberikan padanya dan akan digunakan atau
dipakai untuk mengambil sebuah kebijakan.
2. Pengertian Struktur Pengendalian Intern
(Ikatan AkuntanIndonesia, 2001)
mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern sebagai:
Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen
dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai
tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
1. Kehandalan pelaporan keuangan.
2. Efektivitas dan efisiensi operasi.
3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut (Mulyadi, 2002), dari pengertian struktur
pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep berikut ini:
1.
Bahwa struktur
pengendalian intern merupakan suatu proses untuk menapai tujuan tertentu.
2.
Struktur pengendalian
intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasive dan menjadi bagian
yang tidak terpisahkan.
3.
Struktur pengendalian
intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup
dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
4.
Struktur pengendalian
intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan
komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak.
5. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan
yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Kesimpulannya
adalah struktur pengendalian intern memegang peranan penting dalam organisasi
perusahaan untuk dapat merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai atau
mengontrol berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan. Pengendalian intern
mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan
jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan. Konsep struktur pengendalian
intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk
menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan
dengan manfaat dan biaya pengendalian.
Jadi,
pengertian Struktur Pengendalian Intern adalah kebijakan dan prosedur yang di
tetapkan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang
spesifik akan dapat di capai. Pengendalian intern meliputi struktur organisasi
metode dan prosedur yang dikoordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan
tujuan untuk mengamankan harta milik perusahaan, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pentingnya
Pengendalian Intern
Pengendalian intern sangat penting karena :
a. Lingkup dan ukuran
entitas bisnis semakin kompleks.
b. Pemeriksaan
dan penelaahan bawaan
dalam system yang
baikmemberikan perlindungan terhadap
kelemahan manusia dan
mengurangikemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.
c. Pengendalian intern yang baik akan mengurangi
beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya atupun fee audit.
Oleh karena
itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya Struktur Pengendalian Intern
(SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat tepat diperlukan agar
dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan wewenang dan tanggung
jawabnya dengan tepat.
Struktur
Pengendalian Intern satuan usaha terdiri dari tiga unsur:
A. Lingkungan pengendalian
B. Sistem akuntansi
C. Prosedur pengendalian
Berikut ini adalah penjelasan mengenai tiga unsur Struktur
Pengendalian Intern:
A. Lingkungan pengendalian
Faktor-faktor
yag terkadung dalam lingkungan pengendalian antara lain:
a.
Filosofi dan Gaya
Operasional Manajemen
Filosofi
adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan
karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak
dikerjakan) Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan
dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen.
b.
Struktur Organisasi
Salah
satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi.
Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam
suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi).
c.
Komite Pemeriksa
Dewan
komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen
perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui
dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris). Komite audit
dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap
pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
d.
Metode Pendelegasian
Wewenang Dan Tanggung Jawab
Metode
pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam
lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan
organisasi.
e.
Metode Pengendalian
Manajemen
Lingkungan
pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini
meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung
jawaban dan audit internal.
f.
Kebijakkan dan praktik
kepegawaian
Kebijakan
dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian
dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan
perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
g.
Pengaruh Ekstern
Organisasi
harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang
mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada
pengendalian intern perusahaan.
B. Sistem
Akuntansi
Sistem akuntansi didefinisikan sebagai suatu elemen struktur
pengendalian, metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi ,
menganalisis, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan.
System akuntansi yang efektif harus memnuhi :
1. Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang valid.
2. Ketepatan waktu dalam pencatatan transaksi.
3. Pengukuran nilai transaksi dan mencatat dalam nilai yang
tepat dalam laporan keuangan.
4. Menyajikan secara tepat transaksi dan yang berhubungan dengan
pengungkapannya dengan laporan keuangan.
C. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian
internal. Prosedur pengendalian diterapkan dalam pada satu jenis transaksi,
misalnya penjualan. Klasifikasi dari prosedur pengendalian adalah:
1. Prosedur otorisasi.
2. Pemisahan tugas.
3. Dokumen dan catatan.
4. Pengendalian akses.
Jika struktur pengendalian intern suatu satuan usaha lemah,
maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan ataupun kecurangan
dalam perusahaan sangat besar.
Ada 3 konsep dasar yang berkenaan dengan struktur
pengendalian internal.
1.
Tanggung jawab
manajemen
Tanggung jawab manajemen meliputi pengawasan struktur
pengendalian internal yang sedamng berjalan dan jika perlu memodifikasinya.
2.
Kewajaran
Manajemen
bukan mencari tingkat absolut/mutlak tetapi mencari tingkat yang wajar. Hal ini
digunakan untk memastikan bahhwa sasaran dari strukur pengendalian dapat
dicapai.
3.
Keterbatasan
Struktur
pengendalian internal mempunyai keterbatasan. Keterbatasan tersebut adalah
1. Faktor manusia yang melakukan fungsi prosedur
pengendalian.
2. Pengendalian tak mengarah pada seluruh
transaksi. Maksudnya pengendalian tidak dapat diterapkan pada transaksi non
rutin, seperti kejadian luar biasa dan bonus.
Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang
dipergunakan sebagai prosedur
dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu.Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan
kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling
mendukung satu dengan yang lainnya.
Pengendalian
internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk
menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan
memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan
kebijakan yang telah ditetapkan.
Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori
tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :
a. Direksi dan manajemen mendapat
pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian
tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas,
dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.
b. Laporan Kuangan yang dipublikasikan
adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.
c. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.
Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain
yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai
Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional,
cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan
mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.
Kunci
lingkungan pengendalian adalah:
·
Integritas
dan Etika.
·
Komitmen
terhadap Kompetensi.
·
Struktur
Organisasi.
·
Pendelegasian
Wewenang dan Tanggung Jawab.
·
Praktik dan
Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik.
2. Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko
yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana
resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya
mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai.
Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan
terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
Langkah-langkah
dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:
·
Mengidentifikasi
faktor-faktor yang mempengaruhi risiko.
·
Menaksir
risiko yang berpengaruh cukup signifikan.
·
Menentukan
tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko.
3. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat
membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian
hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di
perusahaan.
Aktivitas
pengendalian meliputi:
·
Pemisahan
fungsi/tugas/wewenang yang cukup.
·
Otorisasi
traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai.
·
Pendokumentasiaan
dan pencatatan yang cukup.
·
Pengendalian
secara fisik terhadap aset dan catatan.
·
Evaluasi
secara independen atas kinerja.
·
Pengendalian
terhadap pemrosesan informasi.
·
Pembatasan
akses terhadap sumberdaya dan catatan.
4. Informasi
dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di
dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi
kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka.
Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari
komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal,
aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar
manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus
diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.
4. Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya
diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka
kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan
(organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum
manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian
intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya
dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi, hal ini meliputi :
·
Mengevaluasi
temuan-temuan, reviu, rekomendasi audit secara tepat.
·
Menentukan
tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi dari audit dan
reviu.
·
Menyelesaikan
dalam waktu yang telah ditentukan tindakan yang digunakan untuk menindaklanjuti
rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.
Kelima komponen ini terkait satu
dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi
yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian
Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih
efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk
kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).
Tujuan Struktur Pengendalian Intern
Tujuan struktur pengendalian intern
adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai tiga golongan tujuan,
yaitu:
1. Keandalan laporan keuangan.
2. Kepatuhan terhadap hukum dan
peraturan yang berlaku.
3. Efektivitas dan efisiensi operasi.
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk
dalam satu dari lima kategori berikut ini :
1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai.
2. Pemisahan tugas.
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan
yang memadai.
4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai.
5. Pemeriksaan independen atas kinerja
3. Ancaman Terhadap SIA
Jenis-jenis Ancaman Terhadap Sistem
Informasi :
Keamanan
merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem
informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi
dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.
Ancaman terhadap sistem informasi
dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu ancaman aktif dan ancaman pasif.
a. Ancaman
aktif, mencakup:
1. Kecurangan.
2. Kejahatan
terhadap komputer.
b. Ancaman pasif,
mencakup:
1. Kegagalan sistem.
2. Kesalahan manusia.
3. Bencana alam.
Ancaman lain berupa kecurangan dan kejahatan komputer.
Ancaman ini mendasarkan pada komputer sebagai alat untuk melakukan tindakan
yang tidak benar. Penggunaan sistem berbasis komputer terkadang menjadi rawan
terhadap kecurangan (fraud)dan pencurian.
Metode yang umum
digunakan oleh orang dalam melakukan penetrasi terhadap sistem berbasis
komputer ada 6 macam (Bonar dan Hopwood, 1993), yaitu:
- Pemanipulasian
masukan.
- Penggantian
program.
- Penggantian
secara langsung.
- Pencurian
data.
- Sabotase.
- Penyalahgunaan
dan pencurian sumber daya komputasi.
Dalam banyak kecurangan
terhadap komputer, pemanipulasian masukan merupakan metode yang paling banyak
digunakan, mengingat hal ini bisa dilakukan tanpa memerlukan ketrampilan teknis
yang tinggi. Pemanipulasian melalui program biasa dilakukan oleh para spesialis
teknologi informasi.Pengubahan berkas secara langsung umum dilakukan oleh orang
yang punya akses secara langsung terhadap basis data.
Pencurian data kerap kali
dilakukan oleh “orang dalam” untuk dijual. Salah satu kasus terjadi pada
Encyclopedia Britanica Company (bodnar dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini
menuduh seorang pegawainya menjual daftar nasabah ke sebuah pengiklan direct
mail seharga $3 juta.
Sabotase
dapat dilakukan dengan berbagai cara. Istilah umum untuk menyatakan tindakan
masuk kedalam suatu sistem komputer tanpa otorisasi, yaitu hacking.
Pada masa kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web badan-badan pemerintah di
Indonesia diacak-acak oleh para cracker.
4. Klasifikasi
Pengendalian Intern
Klasifikasi
Pengendalian Intern:
1. Menurut tujuannya, bedakan menjadi
tiga kelompok, yaitu:
a. Pengendalian preventif dimaksudkan untuk
mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi.
b. Pengendalian detektif untuk
menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi.
c. Pengendalian korektif dimaksudkan
untuk memcahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif.
2. Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi
dalam dua kelompok yaitu:
a. Pengendalian umpan balik (feedback
control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian
preventif karena jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk
memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).
b. Pengendalian dini (feedforward control)
pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis
pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi
penyimpangan dari rencana semual.
3. Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan
menjadi dua, yaitu:
a. Pengawasan umum (general
control) adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan
pengawasan oragnisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan
efektivitas pengawasan aplikasi.
b. Pengawasan aplikasi (application
control) adalah pengawsan ayng digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan
membetulkan kesalahan transaksi saat trnsaksi tersebut diproses.
4. Menurut
tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi tiga,
yaitu:
a. Pengawasan input dirancang untuk
menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang
dimasukkan dalam proses.
b. Pengawsan proses dirancang untuk menjamin
bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file
dan record di-update secara tepat.
c. Pengawasan output dirancang untuk menjamin
bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya.
5. Pengendalian CBIS
CBIS atau Computer Base
Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting
dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah
sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya,
namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks
maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang
dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi
dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau
sistem informasi berbasis komputer.
CBIS ini diharapkan dapat
menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user)
dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam
proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari
Sistem
Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi adalah :
- Penghematan waktu (time
saving)
- Penghematan biaya (cost
saving)
- Peningkatan efektifitas (effectiveness)
- Pengembangan teknologi (technology
development)
- Pengembangan personil akuntansi
(accounting staff development)
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
- Sistem Informasi Akuntansi
- Sistem Informasi Manajemen
- Sistem Pendukung Keputusan
- Automasi Kantor (Office
Automation)
- Sistem Pakar
1.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan
dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.
Sistem ini merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan
mengoperasikan bisnis.
Tugas Utama Sistem Informasi Akutansi
·
Pengumpulan
data : setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan elemen
lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan tersebut
dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan istilah
pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan
setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
·
Manipulasi
data : tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi. Manipulasi
data meliputi :
- Classification
:
identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean terhadap
catatan transaksi.
2. Sorting : penyusunan sesuai urutan tertentu
berdasarkan kode atau elemen data lainnya.
- Calculating : operasi aritmatika dan
logika yang dilakukan pada elemen data.
- Summarizing : penyimpulan data sehingga
dihasilkan total, rata-rata dan lain-lain.
·
Penyimpanan
data : data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan
sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
·
Menyediakan
dokumen : SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik
didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
- Tindakan
yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu
- Waktu
yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik Sistem Informasi Akutansi
·
Melaksanakan
tugas yang diperlukan
·
Berpegang
pada prosedur yang relatif standar
·
Menangani
data yang rinci
·
Berfokus
pada historis
·
Menyediakan
informasi pemecahan masalah minimal
Peran Sistem Informasi
Akutansi Dalam CBIS
·
SIA
menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
·
SIA
menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem
Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di
laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing
grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat
yang tinggi buat karyawan.
Sistem
informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal
suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan
prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen
dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis
sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional
organisasi.
Tujuan Umum
·
Menyediakan
informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan
tujuan lain yang diinginkan manajemen
·
Menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian,
dan perbaikan berkelanjutan
·
Menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas
:
·
Perencanaan
: formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas
manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan
penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
·
Pengendalian
: perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana
dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja
harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan
sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana
dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
·
Pengambilan
Keputusan : proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan
proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara
perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan
dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa
rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan
fungsi pengendalian.
3.
Sistem Pendukung Keputusan
Dalam upaya
memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan.
Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau
untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi :
·
Keputusan
terprogram, bersifat berulang dan rutin.
·
Keputusan
tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti
untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.
Empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu :
·
Kegiatan
Intelejen yaitu mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu
diperbaiki.
·
Kegiatan
Merancang, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai
alternatif tindakan yang mungkin.
·
Kegiatan
Memilih yaitu memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.
·
Kegiatan
Review yaitu menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis Decision Support System
·
Jenis
pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen keputusan, seperti bertanya
berapa jumlah penjualan wilayah X.
·
Jenis kedua
menungkinkan memperoleh laporan khusus dari suatu file, misalnya laporan
persediaan.
·
Jenis ketiga
memungkinkan manajer mendapat laporan yang berasal dari berbagai file, seperti
laporan laba rugi.
·
Jenis
keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak berbagai keputusan. Misalnya
perubahan harga produk dan implikasinya terhadap keuntungan.
·
Jenis kelima
memungkinkan manajer menerima usulan keputusan, misalnya memperolah harga jual
optimal yang diproleh dari sebuah model matematika.
·
Jenis keenam
adalah DSS yang mampu memberikan keputusan, misalnya komputer yang memutuskan
besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah 25, bekerja di Trans Am, Tinggal
Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan
menggunakan database query, sedangkan tiga terakhir harus menyertakan
model matematika.
Tujuan Decision Support System
·
Membantu
manajer membuat keputusan untuk pemecahan masalah semi terstruktur.
·
Mendukung
penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
·
Meningkatkan
efektifitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya.
4.
Automasi Kantor (Office
Automation)
Official automation, kini disebut dengan istilah kantor
virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang – orang di dalam maupun
diluar perusahaan.
Pengguna Official automation dibagi menjadi
empat kategori yaitu :
·
Manajer,
yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
·
Profesional,
tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka
dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
·
Sekretaris,
ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk
melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan.
·
Pegawai
Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengioperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan
mengirim surat.
Tujuan Official Automation
·
Menghindari
Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya
menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban
kerja
·
Pemecahan
Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
·
Pelengkap,
OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap
muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat
melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan
memberikan sinergi.
Aplikasi Official Automation :
·
Word Processing
·
E-Mail
·
Voice Mail
·
Electronic Calendaring
·
Audio Conferencing
·
Video Conferencing
·
Computer Conferencing
·
Facsimile
·
Videotex
·
Imaging
·
Desktop Publishing
5.
Sistem Pakar
Sistem pakar (expert system) adalah
sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang
untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar.
Sistem pakar yang baik dirancang agar dapat menyelelasikan suatu permasalahan
tertentu dengan meniru kerja dari para ahli. Dengan sistem pakar ini, orang
awampun dapat menyelesaikan masalah yang cukup rumit yang sebenarnya hanya
dapat diselesaikan dengan bantuan para ahli. Bagi para ahli, sistem pakar ini
juga akan membantu aktivitasnya sebagai asisten yang sangat berpengalaman.
