Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi

Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi

Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real. Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen. Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan.

Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi tersebut diantaranya adalah:

Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,
Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,
Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,
Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,
Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi system informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana system bekerja

Dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut. Jenis dokumen terdiri dari dokumen primer, sekunder dan tersier. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut. Bahkan untuk kepentingan pribadi, dokumentasi juga diperlukan untuk mengoleksi dokumen yang sifatnya pribadi, seperti foto, barang-barang antik dan lain sebagainya.

Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan system dikendalikan. Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang system informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti flowchart, Data flow digram, Entiti Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen / dokumentasi , program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan. Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis system untuk selalu dapat berhubungan dengan system informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasi memiliki peranan panting dalam hal berikut ini:

1. Sebuah sistem beropersi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.

2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.

3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

Data Flow Diagram

A. Pengertian DFD

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

B. Latar belakang DAD

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil adan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya.

C. Tujuan DFD

Tujuan DFD adalah :

1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem.

2. Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data.

D. Manfaat DFD

Manfaat DFD adalah :

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Diagram arus data menggunakan symbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.

E. Definisi DFD (DAD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data pada suatu sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD sangat mirip dengan Flowchart. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem. Biasanya digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisiknya.

F. Bentuk DFD

Ada 2 bentuk DFD :

DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan utk menggambarkan sistem yang sudah ada (sistem yang lama).

DFD Logika (Logical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan untuk menggambar-kan suatu sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).

G. Kebaikan DFD

Kebaikan DFD antara lain:

1. Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah

Dapat menunjukkan arus data di sistem
Dapat menggambarkan proses paralel di sistem
Dapat menunjukkan simpanan data
Dapat menunjukkan kesatuan luar

H. Keterbatasan DFD

Keterbatasan DFD antara lain:

1. DFD tidak menunjukkan faktor perulangan (Loop)

DFD tidak menunjukkan proses keputusan (Decision)
DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

I. DFD Fisik

· Ditekankan pada bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (cara, oleh, dan dimana), termasuk proses-proses manual.

· DFD fisik harus memuat:

1. Proses-proses manual juga digambarkan.

2. Nama arus data menunjukkan fakta penera pannya seperti nomor formulir dan medianya (misalnya: Telpon,surat).

3. Data store dapat berupa non-komputer.

4. Nama data store harus sesuai penerapannya.

5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses.

J. DFD Logika

· Tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yg dibutuhkan.

· Sistem yang diusulkan belum tentu dipakai, jadi biasanya digambarkan secara logika dulu.

· Untuk sistem terkomputerisasi, biasanya proses-proses yg digambarkan berupa proses-proses komputer saja.

K. Pedoman Menggambar DFD

1. Identifikasi terlebih dulu semua external entity.

2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan external entity.

3. Gambarlah terlebih dulu suatu Diagram Konteks (Context Diagram), kemudian Overview Diagram (Level 0) dan terakhir dibuat diagram rinci (level 1, 2 dst).

4. Untuk memudahkan, buatlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dulu.

L. Tingkatan DFD

Di dalam DFD ada 3 tingkatan (Level):

1. Diagram Konteks (Context Diagram)

2. Diagram Nol / O (Overview Diagram / Level O)

3. Diagram Rinci

M. Diagram Konteks

· Pendekatan terstruktur ini mencoba menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar.

· Context diagram hanya mengandung satu (1) proses saja yg diberi nomor proses 0.

· Mewakili seluruh proses dari sistem dan menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (external entity).

N. Diagram Level 0

· Sebelum membuat DAD level O, terlebih dulu buatlah Bagan Berjenjang (Hierarchy Chart) yg menggambarkan level proses-proses dalam DFD.

· DAD level O menguraikan proses yang ada pada Diagram Konteks menjadi beberapa proses yang lebih kecil.

· Proses diberi nomor 1, 2,dst.

M. Diagram Rinci

· Menguraikan proses-proses yang ada di dalam Diagram Level O menjadi proses-proses yang lebih rinci.

· Ada proses yang masih dapat dipecah dan ada proses yang sudah tidak dapat dipecah.

· Proses-proses diberi nomor sesuai nomor proses sebelumnya (pada Level O) misal 2.1, 2.2, 3.1, dst.

· Diagram Rinci merupakan level-level selanjutnya dan biasa disebut Level 1, Level 2, dst (Kalau ada).

· Setelah digambarkan masing-masing level rinci, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram.

N. Penomoran Level pada DFD

O. Simbol dan Komponen dalam DFD

Ada 4 komponen di dalam DFD:

1. External Entity (Kesatuan Luar) atau Boundary (Batas sistem).

2. Data Flow (Arus Data).

3. Process (Proses).

4. Data Store (Simpanan Data).

Berikut ini adalah penjelasan dari 4 komponen di dalam DFD:

1. External Entity

· KesatuanLuar(External Entity) merupakankesatuan(entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa:

- Orang, organisasi, atau sistem lainnya.

- Yang akan memberikan input.

- Atau menerima output dari sistem.

Contoh:

Entity Dosen, Mahasiswa, Matakuliah pada sistem informasi akademik.

Suatu external entity dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal

External entity dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil di ujung kiri atas

2. Arus Data (Data Flow)

Arus data menunjukkanarusdaridata yang dapat berupa masukan ke sistem atau hasil dari proses sistem.

Arus data dialirkan dalam bentuk:

· Formulir atau dokumen.

· Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

· Tampilan/output layar komputer.

· Masukan untuk komputer.

· Komunikasi ucapan.

· Surat/memo.

· Data yang dibaca/direkam ke suatu file.

· Isian yang dicatat pada buku agenda.

· Transmisi suatu komputer ke komputer lain.

Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah, memiliki nama yg jelas (ditulis disamping garis panah) dan mempunyai arti. Mengalir diantara proses, simpanan data, dan external entity.

Konsep Sumber dan Tujuan Arus Data:

· Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses ATAU menuju ke suatu proses.

· Proses à bukan proses

· Bukan prosesà proses

· Proses à proses

Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu proses.

3. Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari input aarus data untuk menghasilkan output arus data.

Yourdon Gane & Sarson

a. Identifikasi Proses

Umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas proses.

b. Nama Proses

Menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.

· Harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya.

· Berbentuk suatu kalimat yg diawali kata kerja.

· Diletakkan di bawah identifikasi proses di dalam simbol proses.

c. Pemroses

Pada DFD fisik, proses tidak hanya dari komputer, tetapi jg proses manual (orang, mesin, dll), maka pemroses perlu ditunjukkan. Pada DFD Logika, hanya proses komputer saja, maka pemroses tidak perlu disebutkan.

Proses (Process)

4. Simpanan Data (Data Store)

Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:

1. File atau database di sistem computer

2. Arsip atau catatan manual

3. Kotak tempat data di meja seseorang

4. Tabel acuan manual

5. Agenda atau buku

Nama data store harus menunjukkan nama dari filenya. Gambar simpanan data di DFD di simbol kan dengan sepasang garis horisontal para lel yang tertutup disalah satu ujungnya