A. Pendahuluan
Sistem
Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan
siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua
organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi
yang serupa. Kejadian-kejadian ini menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat
dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :
·
Siklus
Pendapatan
·
Siklus
Pengeluaran
·
Siklus Produksi
·
Siklus Keuangan
B. Pengertian
Siklus Pendapatan
Pada umumnya perusahaan dagang
didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan
tersebut perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari :
· Pesanan penjualan
· Pengiriman barang
· Penagihan dan piutang usaha
· Serta penagihan kas
Siklus
pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait dengan transaksi
yang
terus-menerus
dilakukan (berlangsung) dengan menyediakan barang dan jasa
ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut.
Tujuan utama
siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat disuatu tempat dan dengan waktu yang tepat dengan
harga yang sesuai.
Jadi oleh karena itu dapatlah dirumuskan
masalah didalam desain sistem umum siklus pendapatan sebagai berikut ini :
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1.
Penerimaan
pesanan dari para pelanggan
a. Mengambil pesanan pelanggan
b. Persetujuan kredit
c. Memeriksa ketersediaan persediaan
d. Menjawab permintaan pelanggan
2. Pengiriman barang
a. Ambil dan pak pesanan
b. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha
a. Penagihan (membawa invoice)
b. Pemeliharaan data piutang usaha
c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas
Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam
sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian
kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger.
Operasi-operasi
dalam siklus pendapatan menyertakan :
·
Pendapatan dan pencatatan order
pelanggan
·
Pengiriman barang dan pencatatan biaya
dari barang yang terjual.
·
Penagihan dan pencatatan penjualan dan
accounts receivable
·
Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas
C. Aktivitas Siklus Pendapatan
Urutan
Aktivitas
1.
Aktivitas
Pertama
Aktivitas Pertama, siklus pendapatan
dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian
pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian
pemasaran, melakukan proses entri (menyalin beberapa bentuk informasi ke media
atau file lain) pesanan penjualan.
Entri pesanan penjualan
mencakup 3 tahap :
a. Mengambil
pesanan dari pelanggan,
b.
Memeriksa dan menyetujui kredit
c.
Serta memeriksa ketersediaan persediaan
dan juga menjawab permintaan pelanggan.
Penjelasan
mengenai entri pesanan adalah sebagai berikut :
a.
Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat
diterima dalam berbagai cara:
Diterima
ditoko, melalui surat, melalui telepon, melalui website, atau melalui tenaga
penjualan di lapangan.
Salah
satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah: Dengan mengizinkan para pelangan untuk
memasuki data pesanan penjualan sendiri yaitu melalui website (E-Commerce).
Hal
ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui website, tetapi hal
ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.
b.
Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antar perusahaan
(business- to-business sale) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit
harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lam dengan catatan pembayaran
yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak
dibutuhkan.
Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit
bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi
saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak
melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu
pemeriksaan batas.
Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit itu
digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit
pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo kewat jatuh
tempo yang belum
dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c.
Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah
berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi
pesanan tersebut, agar peanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi
pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang
tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangin sejumlah barang
yang dipesan.
Ketika
ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan
membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis
barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu
pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk
melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.
d.
Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting bagi
perusahan dan wajib hukumnya, salah satunya dengan menggunkana software
khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Custom
Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini.
Apa yang dilakukan oleh sistem CRM terhadap pelanggan:
membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien secara personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan.
Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan
terhadap pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan
yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan
tersebut.
2. Aktivitas
Kedua
Aktivitas dasar
kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang
dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Berikut ini penjelasan dari proses di atas:
1. Ambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang
dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan
dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang
untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk
mengeluarkannya dari persediaan.
Persediaan kemudian akan dipindahkan
ke departemen pengiriman. Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan
meningkatkan efisiensi dalam menangani
persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.
Semua aktivitas tersebut diatas dilakukan oleh bagian gudang.
2. Mengirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah
yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke
bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab
atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen
pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir
tersebut.
Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen
penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur
penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan
dokumen pengiriman untuk catatan mereka
D. Prosedur
Pengendalian di Siklus Pendapatan
Proses / Aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur Pengendalian
yang dapat diterapkan
|
Entri Pesanan
Penjualan
|
|
Pemeriksaan
kelengkapan data pelanggan, pencarian otomatis data referensi seperti alamat.
Menetapkan batas
kredit utk setiap pelanggan, persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit,
memelihara catatan yang akurat atas saldo piutang pelanggan
Ttd di atas dokumen
kertas; ttd digital dan sertifikat digital untuk e-business
Sistem pengendalian
persediaan, dan perhitungan fisik persediaan secara periodik
|
Proses/ aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
|
Pengiriman
|
5. Kesalahan
pengiriman:
Barang dagangan salah
Jumlah yang salah
Alamat yang salah
6. Pencurian
persediaan
|
Membandingkan data
pengiriman dan pesanan penjualan; pemindai kode garis
Pengendalian aplikasi
entri data
Persediaan disimpan
di tempat yang aman dengan pembatasan akses secara fisik; semua transfer
internal didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik dan
rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat
|
Proses/ aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
|
Penagihan dan piutang
usaha
|
|
Pemisahan fungsi
pengiriman dan penagihan; pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen
pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu
pengambilan dengan pesanan penjualan.
Mencocokan jumlah
yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah di pesanan penjualan
Rekonsiliasi buku
pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan
|
Proses/ aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
|
Penagihan kas
|
10. Pencurian Kas
|
Pemisahan tugas;
minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan
dan penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik
laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan
penerimaan kas
|
Proses/ aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian
yang dapat diterapkan
|
Masalah pengendalian
umum
|
11. Kehilangan data
12. Kinerja yang
buruk
|
Prosedur cadangan dan
pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
Persiapan dari
tinjauan laporan kinerja
|
