Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran

A. Pengertian Siklus Pengeluaran

            Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

            Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

            Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku.

            Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya.

Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran:

·        Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis.

·        Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan.

·        Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

            Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan (efesiensi) total biaya untuk memperoleh persediaan, memelihara persediaan, perlengkapan, dan untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan, dan berbagai layanann yang dibutuhkan organisasi.

            Jadi dalam hal ini pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas dari proses siklus pengeluaran, dimana pihak manajemen membutuhkan akses ke data secara terinci mengenai sumber daya yang digunakan didalam siklus pengeluaran, serta pihak manajemen juga harus mengetahui kegiatan – kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan sumber daya tersebut.

          Tujuan dari mengevakuasi dan mengawasi tersebut, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, jadi data harus akurat, valid, andal, dan tepat.

Tujuan khusus yang terkandung didalam tujuan umum tadi adalah meliputi :

1.      Memastikan bahwa seluruh barang seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan (menurut kebutuhan soalnya persediaan yang mengendap merupakan biaya bagi perusahaan).

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan memvertivikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar (sesusai dengan pesanan, sesuai dengan yang difaktur pembelian  kita dan sesuai dengan faktur penjualan dari Vektor).

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan (memelihara sampai bagian produksi mengambilnya atau kalau bahan jadi yang dibeli yang sampai akan dibeli pelanggan).

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar (maksudnya faktur pembelian dan faktur-faktur lain yang berhubungan dengan transaksi).

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.      Menyiapakan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaran.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

B.  Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

      Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu:

a.     Memesan/membeli barang, persediaan, dan jasa.

·       Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

·       Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli/dipesan.

·       Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

b.    Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

·       Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok.

·       Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

c.     Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

C.  Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

1.      Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

2.      Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

3.      Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

4.      Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

5.      Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.      Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.      Faktur Penjualan (Invoice)

Prosedur transaksi pembelian mencangkup:

1. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian
2. Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
3. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.
8. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

D.  Prosedur Pengendalian di Siklus Pengeluaran

      Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu:

a.       Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

b.      Metode Pengendalian Altenatif

1.      MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

2.      JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP

·          Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

·          Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen-Dokumen Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

·          Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

·          Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

·          Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

·          Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Jenis Transaksi	Dokumen yang Digunakan
Pembelian Kredit	Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher
Pengeluaran Kas	Check
Retur Pembelian	Memo Debit