Konsep
Dasar Sistem Akuntansi
A.
Pengertian Sistem
Pengertian
dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi,
semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum,
yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen,
interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem
harus mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan
persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu
dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Kumpulan elemen terdiri dari
manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau elemen lain yang terorganisir dari
elemen-elemen tersebut. Elemen sistem disamping berhubungan satu sama lain,
juga berhubungan dengan lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Terdapat
beberapa definisi sistem yaitu :
1.
Pengertian Sistem Menurut Prof Sumantri adalah sekelompok
bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan, apabila
salah satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tujuan yang
hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang telah
terwujud akan mendapat gangguan.
2.
Menurut Poerwadarminta, Pengertian Sistem ialah sekelompok
bagian-bagian (alat) , yang bekerja bersama-sama untuk melakukan sesuat maksud.
3.
Prof. Prajudi mengatakan
bahwa Pengertian Sistem yaitu
suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut
skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari
suatu usaha atau urusan.
4.
Pengertian Sistem Menurut Campbell adalah himpunan komponen atau
bagian yang saling berkaitan yang bersama-sama berfungsi untuk mencapai sesuatu
tujuan.
5.
Menurut Elias M Award, Pengertian Sistem ialah sehimpunan
komponen atau sub-sistem yang terorganisasikan dan berkaitan sesuai dengan
rencana untuk mencapai susuatu tujuan tertentu.
6.
Rozenzweig mengatakan
bahwa Pengertian Sistem
merupakan suatu kebulatan atau keseluruhan yang lengkap (terorganisir), suatu
himpunan ataukah perpaduan dari bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan
atau keseluruhan yang utuh.
7.
Henry Prat Fairchild dan Eric Kohler mengatakan bahwa Pengertian Sistem yaitu sebuah
rangkaian yang saling kait mengkait antar beberapa bagian sampai kepada bagian
yang terkecil, jika suatu bagian atau sub bagian terganggu maka bagian yang
lain juga ikut merasakan ketergangguan tersebut.
8.
Pengertian Sistem Menurut Prajudi adalah suatu jaringan daripada
prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang
bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari suatu usaha atau urusan.
9.
Menurut Gordon B. Davis (1984)
sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian
yang saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
10. Menurut
Raymond Mcleod (2001) sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling
berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan
yang utuh dan terpadu.
Dari
pengertian sistem menurut para pakar di atas, maka dapat disimpuLkan bahwa
Pengertian Sistem adalah suatu rangkaian yang saling terhubung antara beberapa
bagian sampai pada bagian yang terkecil, bila suatu bagian atau sub bagian
tersebut terganggu, maka bagian-bagian yang lain juga akan ikut terganggu.
Gambar
di bawah ini merupakan contoh yang menunjukan bagaimana sistem itu berkerja.
Jadi inilah yang dimaksud para pakar di atas mengenai pengertian sistem yaitu
rangkaian yang saling berhubungan satu sama lainnya, apabila salah satu bagian
saja mengalami kerusakan, maka bagian yang lainnya akan menerima dampaknnya
juga.
B. Definisi Sistem yang Menekankan
pada Prosedurnya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan
pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
Suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
C. Definisi
Sistem yang Menekankan pada Elemennya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Sistem
adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan
kumpulan elemen- elemen atau komponen- komponen atau subsistem- subsistem
merupakan definisi yang lebih luas. Pendekatan sistem yang menekankan pada
komponen akan lebih di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan
perancangan suatu sistem.
D. Konsep Dasar Sistem
Supaya
dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan
yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan:
a.
Prosedur
Yaitu
"suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu". Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis
menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen
yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu". Urutan
kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa
(who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)
mengerjakannya.
b.
Komponen / Elemen
Yaitu
"kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai
suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub
sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub
sistem yang lebih kecil.
Contoh :
Sistem
Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi
pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya,
dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku
besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan
modal.
Teori sistem umum terutama menekankan perlunya
memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu
memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil
tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting
diabaikan. Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan,
kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan.
Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat. Manajemen
suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan
pengendalian (feedback). Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan
(goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup
yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
Konsep dasar Sistem adalah meliputi dari berbagai
aspek dan sudut pandang yang berbeda-beda sesuai dengan keterangan dalam
hal-hal yang berkaitan dengan sistem memiliki ciri dan karakteristik sebagai
berikut :
E. Sifat dan Karakter Sistem
Suatu
sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
:
1.
Komponen Sistem (Components)
Sebuah
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja
sama membentuk satu kesatuan. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer
terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia. Elemen-elemen
yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras
adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka
supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2.
Batas sistem (Boundry)
Batas sistem
merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3.
Lingkungan luar sistem (environments)
Lingkungan
dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga
bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan
energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.
Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau
tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4.
Penghubung (Interface)
Penghubung
merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output
dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5.
Masukkan Sistem (input)
Masukan
adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance
input dan sigal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6.
Keluaran Sistem (Output)
Keluaran
adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
7.
Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem
dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai
pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem
produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain
menjadi keluaran berupa barang jadi.
8.
Sasaran Sistem
(Objective) atau tujuan (Goal)
Suatu sistem
pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Sifat dan karakter sistem dapat
digambarkan sebagai berikut:
F. Klasifikasi
Sistem
Klasifikasi sistem informasi adalah
suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan satu komponen lainnya, karena
tujuan dari sistem tersebut memiliki akhir tujuan yang berbeda untuk setiap
perkara atau kasus yang terjadi dalam setiap sistem tersebut. Sehingga sistem
tersebut dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sistem, diantaranya yaitu:
1.
Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
a.
Sistem Abstrak (Abstract System)
merupakan sistem yang berupa suatu konsep atau gagasan, atau sistem yang berupa
suatu ide-ide atau suatu pemikiran yang bersifat non fisik yaitu tidak terlihat
secara fisik.
Contohnya seperti
Teologi yaitu suatu ilmu tentang ketuhanan atau suatu gagasan maupun suatu
pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhannya.
b.
Sistem Fisik (Physical System) merupakan
sistem yang terlihat secara fisik.
Contohnya seperti
sistem akuntansi, sistem transportasi, sistem komputer, sistem produksi, dan
lain-.lainnya
2.
Sistem Deterministik dan Sistem
Probabilistik
a.
Sistem Deterministik (Deterministic
System) merupakan suatu sistem yang bergerak atau beroperasi dengan cara yang
dapat diperkirakan secara tepat, dan dapat mengetahui interaksi yang terjadi
pada setiap bagian-bagiannya.
Contohnya yaitu sistem
komputer.
b.
Sistem Probabilistik (Probabilistic
System) merupakan suatu sistem yang tidak dapat memperkirakan hasil akhirnya
atau kondisi masa depannya secara tepat karena memiliki unsur probabilitas (kemungkinan
atau tidak tentu).
Contohnya seperti
sistem persediaan barang, sistem pemilihan presiden, dan lain sebagainya.
3.
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
a.
Sistem terbuka (Open System) merupakan
sistem yang berhubungan dan mendapatkan pengaruh dari lingkungan luar untuk
mendapatkan inputan dan melakukan proses sehingga menghasilkan keluaran. Karena
sistem ini merupakan sistem yang mendapatkan pengaruh dari lingkungan luar atau
merupakan sistem yang terbuka, maka sistem ini harus memiliki pengendalian yang
baik, sehingga secara relatif tertutup, karena sistem yang tertutup akan secara
otomatis akan terbuka untuk pengaruh yang positif saja.
Contohnya sistem
keorganisasian.
b.
Sistem tertutup (Close System) kebalikan
dari sistem terbuka, yaitu sistem yang tidak behubungan dan tidak mendapatkan
pengaruh dari lingkungan luar, sehingga sistem ini tidak melakukan pertukaran
materi, energi, ataupun informasi, dan secara otomatis akan bekerja tanpa
adanya campur tangan dari lingkungan luar. Contohnya reaksi kimia dalam sebuah
tabung. Secara teoritis sistem tersebut ada, akan tetapi pada kenyataanya
sistem tersebut tidak sepenuhnya tertutup, yang ada hanyalah relatively close
system (sistem yang relatif tertutup atau tidak sepenuhnya tertutup).
4.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
a.
Sistem Alamiah (Natural System) merupakan sistem yang terjadi karena proses-proses
alam tanpa adanya campur tangan manusia, karena memang tidak ada campur tangan
manusia dan merupakan proses yang alamiah.
Contohnya seperti
rotasi perputaran bumi, sistem tatasurya, dan lain sebagainya.
b.
Sistem Buatan (Human Made System)
merupakan sistem yang dirancang oleh manusia atau merupakan sistem yang proses
terjadinya melibatkan campur tangan manusia. Sistem ini juga melibatkan mesin,
sehingga sering kali disebut Human Machine System.
Contohnya Sistem
komputer.
5.
Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
a. Sistem
Sederhana adalah sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan
rendah.
Contohnya seperti
sistem sepeda, sistem mesin ketik, dan sistem infiltrasi tanah.
b. Sistem
Kompleks adalah sistem yang rumit.
Contohnya seperti
sistem otak manusia, sistem komputer, sistem keseimbangan hara essensial dalam
tanah.
G. Siklus
Informasi
Pengelolaan data menjadi suatu
sistem informasi dapat di gambarkan sebagai sebuah siklus yang
berkesinambungan. Secara sederhana dapat di katakan bahwa data diolah menjadi
sistem informasi dan pada tahap selanjutnya sebuah informasi akan menjadi data
untuk sebuah informasi lainya.
Siklus
Informasi dapat digambarkan sebagai berikut:
H. Kualitas
Informasi
Informasi dikatakan berkualitas jika memiliki
syarat-syarat berikut:
1. Akurat
Akurat
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan
bagi orang yang menerima informasi tersebut. Selain itu juga berarti informasi
harus jelas mencerminkan maksudnya.
Komponen
akurat meliputi:
·
Completeness, berati informasi yang
dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila
informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan
keputusan.
·
Correctness, berati informasi yang
dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
·
Security, berati informasi yang
dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan
2. Tepat
waktu
Informasi
yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat)
tidakmempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan akan dapatberakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai
informasidisebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga
diperlukan teknologi mutakhir untukmendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi
harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda.
4. Ekonomis
Informasi
yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebihbesar dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapatditaksir nilai
efektivitasnya.
5. Mudah
Informasi
mudah dipahami dan mudah diperoleh.
I. Nilai
Informasi
Nilai suatu informasi berhuubungan
dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan
informasi menjadi tidak di perlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan
berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Parameter untuk
mengukur sebuah nilai informasi tersebut dapat di tentukan dari dua hal pokok
yaitu :
· Manfaat (Use)
·
Biaya (Cost)
Suatu Informasi di katakan bernilai
bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya untuk mendapatkanya
dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat di taksir keuntunganya dengan
satuan nilai uang tetapi dapat di taksir nilai efektivitasnya.
Fungsi informasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan
tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan
perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti
ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian
informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai
karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta
menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).Besarnya nilai informasi
yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hasil yang didapat dari keputusan
yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk
mendapatkan informasi tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat
memberikan banyak manfaat diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang
dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan
keputusan tersebut. (sofa,2008)
Menurut Gordon B. Davis nilai
informasi dikatakan sempurna apabila terdapat perbedaan antara kebijakan
optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan
informasi yang sempurna tidak dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat
ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai
informasi, yaitu sebagai berikut:
1.
Kemudahan dalam memperoleh
Informasi
memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah.
Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit
diperoleh.
2.
Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi
mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang
luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai,
karena tidak dapat digunakan secara baik.
3.
Ketelitian (accuracy)
Informasi
mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/
akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan
mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
4.
Kecocokan dengan Pengguna (relevance)
Informasi
mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan
penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak
sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk
pengambilan keputusan.
5.
Ketepatan waktu
Informasi
mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada
saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika
terlambat diterima/ usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan
keputusan.
6.
Kejelasan (clarity)
Informasi yang
jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi
dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7.
Fleksibilitas / Keluwesannya
Nilai informasi
semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi
diperlukan oleh para manajer/ pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8.
Dapat dibuktikan
Nilai informasi
semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.
Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9.
Tidak ada prasangka
Nilai informasi
semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan
keraguan adanya kesalahan informasi.
10.
Dapat diukur
Informasi untuk
pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang
sempurna.
J. Komponen
Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary
Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen
yang di sebut dengan istilah blok bangunan (building blokck) yaitu :
1.
Blok Masukan (Input Blokck)
Blok masukan
dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap
data yang akan di masukan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.
Blok Model (Model Block)
Blok model ini
terdiri dari kombinasi prosedur, logika dam model matematik yang berfungsi
memanipulasi data untuk keluaran tertentu.
3.
Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari
sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai
sistem.
4.
Blok Teknologi (Tecnology Block)
Teknologi blok
digunakan untuk menerima masukan menjalankan Model dan akses data dan
mengirimkan output dan menghasilkan sesuatu yang membantu mengontrol sistem
secara keseluruhan. Teknologi blok adalah komponen yang membantu mempercepat
proses yang terjadi dalam sistem.
5.
Blok Basis Data (Database Block)
Adalah kumpulan
data yang berhubungan satu sama lain, disimpan dalam perangkat keras komputer
dan perangkat lunak komputer untuk memanipulasinya.
6.
Blok Kendali (Contrils Blok)
Meliputi masalah
pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menagani
kesalahan dan kegagalan sistem.
Komponen sistem informasi dapat
digambarkan sebagai berikut:
