Hubungan antara Lingkungan Bisnis dan Sistem
Informasi Akuntansi
Sistem Informasi akuntansi merupakan
bagian dari perusahaan. Erat hubungannya antara organisasi perusahaan dengan
proses atau operasi fisik. Begitu pula sistem perusahaan itu sendiri dengan
lingkungannya. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi (SIA), sebelumnya
kita harus memahami organisasi dan struktur didalamnya yang mencakup sistem
informasi akuntansi.
Tidak diragukan lagi bahwa akuntansi
memiliki peranan penting dalam kehidupan bisnis saat ini. Banyak bidang yang
berkaitan dengan akuntansi yang sebagian besar digunakan oleh
perusahaan-perusahaan, baik perusahaan kecil hingga perusahaan besar sekalipun
pasti menggunakan sistem akuntansi. Banyak sekali manfaat akuntansi dalam
bisnis, lalu apa pengertian akuntansi itu ?
Fungsi akuntansi dalam dunia bisnis
dan dinamika perusahaan memiliki peranan yang sangat signifikan. Peran utama
ini yaitu untuk memberikan informasi keuangan sebagai dasar dan pendukung untuk
pengambilan keputusan-keputusan dalam suatu perusahaan. Munculnya berbagai
macam kepentingan, keputusan, serta penggunaan informasi keuangan dalam perusahaan
membuat ilmu akuntansi mengalami perkembangan yang sangat pesat. Dari ilmu
akuntansi ini, akan dihasilkan informasi yang bukan hanya sebatas pada
pelaporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban manajemen, tetapi akan
diperoleh juga informasi-informasi sebagai instrument pendukung pengambilan
suatu keputusan di masa mendatang serta peramalan laba yang akan diperoleh.
Secara umum, akuntansi memiliki
definisi yaitu sebagai alat bantu dalam pengambilan suatu keputusan ekonomi
serta detail keuangan dalam suatu perusahaan.
Akuntansi memiliki peranan yang
sangat penting dalam membantu melancarkan tugas manajemen, terutama dalam hal
yang berkaitan dalam melaksanakan fungsi suatu perencanaan dan pengawasan dalam
entitas.
Pengertian Akuntansi
1.
Definisi
Akuntansi dari Sudut Pemakai
Akuntansi dapat didefinisikan sebagai
suatu disiplin ilmu yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu
organisasi. Adapun manfaat informasi akuntansi antara lain untuk :
a. Membuat
perencanaan yang efektif, pengawasan, dan pengambilan keputusan oleh manajemen,
dan
b. Pertanggungjawaban
manajemen entitas bisnis kepada para investor, kreditur, pemerintah, dan pihak-pihak
yang membutuhkan.
2.
Definisi
Akuntansi dari Sudut Proses Kegiatan
Ditinjau dari sudut kegiatannya,
akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu proses pencatatan, penggolongan,
peringkasan, pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi. Pada
dasarnya akuntansi meliputi kegiatan berikut ini.
a. Mengidentifikasi
data yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, baik data yang berasal dari
intern perusahaan maupun data yang berasal dari ekstern perusahaan.
b. Memproses
atau menganalisis data yang relevan.
c. Mengubah
data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan,
misalnya untuk pengembangan usaha atau perluasan usaha, penambahan investasi,
dan sebagainya.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sebuah
sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi
(SIA)
Adalah
suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah,
menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan
yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak internal.
Perbedaan Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM) :
Ø Sistem
Informasi Akuntansi mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan
mengkomunikasikan informasi keuangan.
Ø Sistem
Informasi Manajemen mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan
mengkomunikasikan semua tipe informasi.
Karakteristik
SIA
yang membedakannya dengan subsistem CBIS (Computer Based Information System) lainnya
:
1. SIA
melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang
pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani
data rinci
4. Berfokus
pada historis
5. Menyediakan
informasi pemecahan minimal
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
(SIA)
Ada
5 Komponen dari Sistem Informasi Akuntansi, yaitu :
1. Manusia
adalah pelaku yang menjalankan sistem
2. Transaksi
merupakan objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses
sehingga menghasilkan informasi
3. Prosedur
adalah langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau
kegiatan perusahaan.
4. Software
adalah suatu perangkat kerja komputer yang digunakan untuk membantu kerja
sistem informasi akuntansi seperti MYOB
5. Peralatan
adalah suatu alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada
sistem informasi yang bersangkutan.
Lingkungan Bisnis
Sebagai Suatu Sistem
Perusahaan Bisnis Sebagai Sebuah Sistem
Karakteristik Sistem dari Perusahaan Bisnis :
1. Tujuan, merupakan
sasaran atau motivasi penggerak. Salah satu contoh tujuan utama dari perusahaan
infoage adalah memaksimalkan penjualan dan keuntungan yang berhubungan
denga produk.
2. Lingkungan, segala hal
disekeliling perusahaan yang jauh diluar namun masih berhubungan. Contohnya,
pelanggan, pemasok, pesaing, pemerintah.
3. Batasan, baik internal
maupun eksternal yang membatasi pengaturan dan kemampuan sistem. Contohnya
pasar dari perusahaan infoage adalah area Seattle.
4. Input-proses-output, input (masukan)
termasuk sumber daya yang dibutuhkan untuk membentuk sistem operasi dan
menghasilkan output (keluaran).
5. Feedback (umpan balik),
sering kali informasi yang dihasilkan diinput kembali untuk mendapatkan umpan
balik. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kontrol perusahaan.
6. Kontrol, disebut juga
regulasi. Memungkinkan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasi dan proses,
juga untuk mendeteksi dan mengkoreksi hal yang menyimpang dari tujuan.
7. Subsistem, semua sistem
terbentuk dari subsistem. Masing-masing fungsi manajer dibatasi subsistem.
Setiap subsistem yang saling berhubungan maupun yang berbatasan disebut interfaces
(hubungan).
Struktur Organisasi Dalam Perusahaan
Bisnis
Struktur organisasi berarti bahwa
manajer dalam perusahaan mengatur dan mengkoordinasi sejumlah aktivitas dan
kegiatan operasi. Secara lebih rinci menetapkan tugas, mendistribusikan kewenangan
dan bertanggung jawab menunjuk berbagai manajer.
Organization
chart adalah diagram yang menggambarkan
struktur organisasi. Kotak dan garis menunjukkan pusat tanggung jawab manajer
di posisinya.
1. Struktur hirarki, aktivitas dan kegiatan operasi dalam
perusahaan dibagi kedalam sub. Dimana setiap manajer sub bertanggung jawab
melaporkan ke pusat. Hal ini cocok untuk perusahaan sederhana yang terdapat dua
level manajer. Tanggapan dari pusat cepat dalam merespon perubahan kondisi.
Struktur organisasi yang cocok dengan perusahaan haruslah sesuai dengan
spesifikasi perusahaan.
2. Struktur organisasi matrik, campuran fungsi dan struktur yang
berorientasi tugas.
3. Struktur desentralisasi, wewenang dan tanggung jawab
diserahkan kepada middle level (level menengah) atau lower level (level
bawah). Karena pembuat keputusan dilakukan oleh level bawah, keputusan yang
diambil tepat pada waktunya dan efektif. Divisi desentralisasi disebut juga perusahaan
yang beroperasi mandiri atau unit bisnis.
4. Struktur jaringan, menggambarkan keterkaitan
namun tidak berstruktur hirarki, lebih fleksibel dan bergerak. Seluruh proyek
dan tugas berhubungan lewat jaringan komunikasi, jadi informasi dapat disebar
dan keputusan dibuat dengan cepat.
Hubungan Antara Organisasi dan SIA
Struktur
organisasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi dan
komponen didalamnya. Berikut hubungan yang harus dimengerti para pembuat
sistem:
1. Struktur
organisasi mengatur arah aliran informasi penting yang dihasilkan sistem informasi
akuntansi dan sistem informasi manajemen.
2. Struktur
organisasi yang menunjukkan arah horisontal merupakan alur proses data dengan
berbagai proses langkah.
3. Partner
usaha dalam struktur organisasi berinteraksi dengan sistem informasi informal
menyerupai pohon anggur.
Informasi Akuntansi Diperlukan Dalam
Struktur Organisasi
Dengan
struktur organisasi terlihat tanggung jawab setiap manajer didalamnya.
Informasi yang berhubungan dengan pendapatan dan biaya merupakan dasar evaluasi
manajer dan tanggung jawabnya yang berpusat didalamnya. Struktur organisasi
alternatif mengutamakan informasi tambahan yang diperlukan. Ketika struktur
yang berorientasi produk ditetapkan, maka informasi detil tentang produk yang
menjadi utama. Dengan struktur matrix akan lebih rinci dan informasi lintas
fungsional yang dibutuhkan masing team
akan tersedia. Dalam struktur desentralisasi lebih menekankan kebawah “pushing down” seluruh informasi detil
yang relevan kepada lower level.
Sistem Operasional
Perusahaan
Sistem operasional sebuah perusahaan
terdiri dari proses fisik utama. Proses adalah kegiatan operasi atau aktivitas
yang membentuk hubungan dimana sumber daya akan diubah menjadi barang atau jasa
yang dihasilkan perusahaan, disebut juga value chain. Proses tersebut
berdiri sendiri dan terintegrasi yang disebut dengan subsistem. Proses utama
terbentuk dari beberapa aktivitas pendukung. Dimana aktivitas pendukung
dilaksanakan oleh fungsi organisasi termasuk didalamnya keuangan, akuntansi,
personalia, iklan dan staff produksi.
Bisnis Dan Siklus Transaksi
Kejadian Bisnis (business events) disebut juga transaksi,
yaitu langkah-langkah dalam proses fisik dan keuangan perusahaan. Misalnya
memesan barang dagang, menerima barang dari pemasok, menyimpan barang dagang,
dan membayar hutang.
Elemen data yang berguna mengenai kejadian bisnis
meliputi :
1. Elemen
dasar kejadian dan kapan terjadinya.
2. Agen
yang dilibatkan.
3. Sumber
daya apa saja yang dibutuhkan dan seberapa banyak.
4. Dimana
kejadian bisnis terjadi.
Siklus Dalam Perusahaan
1. Siklus Transaksi
adalah pengelompokan kejadian bisnis perusahaan kedalam urutan proses (order
barang sampai membayar barang). Pengelompokan siklus transaksi untuk suatu
perusahaan tergantung pada tipe dan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Keuangan
merupakan pusat dari siklus. Tidak selalu dilakukan penyesuaian selama atau
akhir dari tiap periode akuntansi.
3. Siklus Pendapatan meliputi transasksi
permintaan proyek, pelaksanaan dan pengiriman proyek seperti penjualan, dan
penerimaan kas.
4. Siklus Pengeluaran
meliputi transaksi pembelian dan pembayaran kas. Transaksi pembelian terdiri dari sumber daya akuisisi atau jasa (misalnya
perlengkapan, jasa utilitas). transaksi pencairan, cek
pembayaran disiapkan dan disampaikan ke supplier.
5. Siklus Sumber daya-
Manajemen terdiri dari semua aktivitas yang berkaitan dengan
sumber daya fisik perusahaan.
a. Memperoleh dana dari semua sumber, investasi dana, dan
membayar dana ke penerima.
b. Memperoleh, memelihara, dan membuang fasilitas (aktiva
tetap).
c. Memperoleh, menyimpan, dan menjual persediaan (barang
dagangan).
d. Memperoleh, memelihara, dan membayar personal (karyawan,
manager, konsultan, dan kelompok luar).
6. Siklus Transaksi Lain dimana proses
akuntansi diklasifikasikan menjadi dua siklus akuntansi yaitu:
a. Siklus
akuntansi keuangan mencatat transaksi akuntansi seperti laporan keuangan.
b. Siklus
akuntansi manajerial mengumpulkan dan memproses data dan menghasilkan
informasi.
Gambaran
Sistem Akuntansi
Pengumpulan
Data
Jurnal
transaksi merupakan data pertama yang dicatat. Setiap transaksi yang dicatat
disimpan sesuai dengan urutan dan kronologisnya. Penting untuk membedakan
setiap data yang disimpan dalam folder sesuai dengan dokumen masing-masing.
Manajemen
Data
Terdapat
2 tipe data akuntansi yaitu transaction files (jurnal) dan master
files (buku besar). Terdapat buku besar mengenai data elements
(elemen data) yang berisi detail pelanggan dan transaksi, bisa disebut buku
besar pembantu.
1. Mencatat
dan menyimpan, khususnya data dalam sistem informasi akuntansi yang serupa akan
disimpan bersama dalam folder.
2. Pemeliharaan
data, terdiri dari meng-update dan memodifikasi. Data update
contohnya memperbaharui buku besar, sedangkan data modification merubah
data pelanggan seperti nomer telepon dan alamat.
3. Chart
of accounts, merupakan kode yang ditetapkan untuk buku besar
dalam SIA. Hal ini juga untuk memudahkan pemeliharaan data.
4. Klasifikasi
data dan coding, SIA mencari, mencatat, menjalankan, memperbaiki dan
menghitung data menggunakan berbagai tipe dan code.
Prosedur
Untuk
mendapatkan dan menggunakan data diperlukan prosedur dan langkah-langkah logis.
Salah satu contoh prosedur adalah pengumpulan data, pemeliharaan data dan
generasi informasi. Pengumpulan data dilakukan oleh karyawan setiap hari
mencatat transaksi dalam jurnal penjualan. Data utang dagang dan penjualan di
perbaharui, hingga akhirnya terdapat informasi melalui buku besar.
Kontrol
Sistem
informasi terkadang menyediakan informasi yang kurang akurat, jika input
(masukan) salah atau tidak lengkap. Begitu pula output (keluaran) akan
menjadi tidak reliabel dan akurat. Berbagai pengukuran kontrol diperlukan dalam
prosedur dan manajemen data untuk mencapai tujuan pengendalian yang diinginkan.
Bahasa
dan Penjelasan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem
informasi termasuk SIA, perlu dibentuk sebelum digunakan. Sistem akan melalui
siklus hidup pembentukan, tahapannya: perencanaan, analisis, desain, seleksi,
implementasi dan operasi. Bahasa yang digunakan haruslah tepat dan konsisten
dalam menginterpretasi data dan kegiatan. Sistem documentation (sistem
dokumentasi) berupa diagram, seperti flowchart atau data flow diagram.
Document flowchart merupakan dokumen yang menekankan hard-copy
baik masukan dan keluaran serta arah proses melalui unit organisasi.
Peraturan
Dasar Pembuatan Flowchart
1. Dimulai
dari pojok kiri atas, pada umumnya bergerak dari kiri ke kanan dan atas ke
bawah.
2. Seluruh
langkah menggambarkan susunan, atau serangkaian urutan.
3. Simbol
digunakan secara konsisten.
4. Terlihat
pergerakan seluruh dokumen dan laporan dengan jelas.
5. Dalam
pergerakan seperti input-proses-output, terlihat menyerupai sandwich.
6. Ketika
dokumen melewati garis organisasi dalam flowchart, dokumen akan terlihat
kembali di unit organisasi yang baru.
7. Semua
simbol berisikan label yang spesifik dan tertulis di dalam simbol.
8. Dokumen
yang terdiri dari banyak copy akan terlihat tertumpuk dan berisikan
nomor dibagian pojok kanan atas gambar.
9. Catatan
tambahan dalam simbol penjelasan harus dilampirkan secara jelas.
10. Disediakan
koneksi yang cukup (cross reference).
11. Pengecualian
kejadian, seperti order kembali cukup dicatat dengan jelas.
